Cobros y pagos
Aprendesk soporta cobro manual, Stripe y Redsys. Elige el método que mejor se adapte a tu academia.
Métodos de pago disponibles
- Manual — registras el pago tú mismo (efectivo, transferencia, etc.).
- Stripe — cobro online con tarjeta. Las familias pagan desde el portal.
- Redsys — pasarela de pago española compatible con la mayoría de bancos.
Configurar cobros
Ve a Admin → Pagos y selecciona el proveedor. Para Stripe necesitarás conectar tu cuenta desde el panel de configuración. Para Redsys introduce las credenciales de tu banco.
Generar un cobro
En Admin → Pagos → Nuevo cobro selecciona el alumno, el concepto y el importe. Puedes generar cobros individuales o masivos para todos los alumnos de un grupo.
Recordatorios automáticos
Aprendesk envía recordatorios automáticos por email a las familias con pagos pendientes. Puedes configurar la frecuencia en Admin → Configuración → Emails.
Facturas y recibos
La familia descarga el recibo en PDF desde Cobros en su portal, con el botón Recibo de cada cobro pagado:
- Pagos online (tarjeta desde el portal): el recibo queda disponible automáticamente en cuanto se confirma el pago.
- Pagos manuales (efectivo, transferencia, domiciliación): al marcar el cobro como pagado, activa Recibo descargable por la familia. Si no la marcas, la familia no verá el botón. Puedes activarla después editando el cobro.
El recibo es el justificante del pago, no una factura. Los planes Pro y Enterprise incluyen facturación electrónica compatible con la normativa española (Verifactu) para cuando la familia te pida factura.
Para explicárselo a las familias: primeros pasos para familias.
Que te paguen la factura por transferencia
En Configuración → Fiscal puedes rellenar el IBAN para cobrar por transferencia. Las facturas nuevas incluirán un apartado Forma de pago con esa cuenta y el número de factura como concepto, para que identifiques la transferencia al revisar el banco. Si lo dejas vacío, no se muestra.
Familias con varios hijos
Si tienes hermanos en la academia, puedes gestionar sus cobros juntos en vez de alumno por alumno. Actívalo en Admin → Pagos → Familias con el interruptor Agrupar cobros por familia.
Una familia es el responsable económico: los alumnos que tienen el mismo DNI del tutor en su ficha son hermanos. Revisa que esté rellenado igual en todos (da igual si lleva puntos o espacios).
En la pestaña Familias, para cada mes, ves:
- Lo pagado, lo pendiente y el total de cada familia, con el detalle por hijo.
- Marcar todo pagado: cuando la familia paga el mes de todos los hijos de una vez.
- Recibo: un solo PDF con todo lo pagado ese mes por la familia.
- Factura (planes con Verifactu): una única factura a nombre del tutor, con una línea por hijo. Solo incluye los cobros que aún no estén facturados.
Las familias con varios hijos también pueden descargar ese recibo conjunto desde Cobros en su portal.
Un solo cargo por domiciliación
Si cobras por domiciliación SEPA, activa además Un solo cargo SEPA por familia. En la remesa, los cobros de los hermanos que usan el mismo mandato salen en un único cargo por la suma, y un hermano sin mandato propio usa el de la familia. Si el banco devuelve ese cargo, al importar las devoluciones vuelven a pendiente todos los cobros que incluía.
Bonos de sesiones
Puedes vender bonos de N sesiones a un precio cerrado. Ve a Admin → Bonos para crearlos y asignarlos a alumnos.