Matrícula online
El formulario público por el que las familias se matriculan solas, y qué pasa desde que lo envían hasta que entran al portal.
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La dirección es tuacademia.aprendesk.app/academia/tuacademia/matricula. La tienes en Admin → Matrícula, con un botón para copiarla y un código QR.
Puedes ponerla en tu web, mandarla por WhatsApp o imprimir el QR. No hace falta que la familia tenga cuenta: la crea el sistema al aprobar la solicitud.
Qué campos se piden
En Admin → Matrícula → Opciones del formulario decides qué ve el alumno:
- Modalidad (presencial u online), método de pago y periodicidad. Si solo dejas una opción, la pregunta desaparece y se asigna sola.
- Campos obligatorios: asignaturas a trabajar, horas a la semana, disponibilidad horaria, método de pago y periodicidad. De serie son todos opcionales; marca los que necesites para organizar los grupos o preparar el cobro.
Las preferencias de pago que indica la familia son informativas: no crean un mandato SEPA ni fijan el periodo de facturación. Las ves al revisar la solicitud y en la ficha del alumno.
El contrato
Si tienes la firma activada, la familia lee el contrato y lo firma en el propio formulario. La plantilla se edita en Admin → Matrícula → Contrato.
Cada sección puede incluir autorizaciones que se responden SÍ o NO por separado — imágenes en redes, comunicaciones promocionales— y que no bloquean la matrícula salvo que las marques como obligatorias. El RGPD exige que el consentimiento para lo opcional sea granular y separable de lo contractual.
Lo firmado se guarda con la fecha, la IP y un resumen criptográfico, de modo que la prueba sobrevive aunque edites la plantilla después.
Aprobar solicitudes
Las matrículas no entran directamente: quedan en Admin → Matrículas pendientes, con un aviso en el menú. Al desplegar Ver info tienes los datos del alumno, su disponibilidad y las preferencias de pago.
Al aprobar, se asigna el grupo que elijas y se envía la invitación a la familia para que cree su contraseña. Hasta ese momento no reciben nada más que el email de «solicitud recibida».
Hermanos y familias con varios hijos
Cada hijo se matricula por separado, rellenando el formulario una vez por cada uno. Al usar el mismo correo, todos quedan bajo la misma cuenta de familia y se cambia de uno a otro desde el portal.
Si la familia no recibe la invitación
El enlace caduca en 24 horas como mucho. Si se les pasa, pueden pedirse uno nuevo ellos mismos desde la propia pantalla de acceso caducado, o usar «¿Olvidaste tu contraseña?» con el correo que dieron. También puedes reenviarla tú desde la ficha del alumno.
Ten en cuenta que tu academia necesita tener su correo configurado para que salgan los avisos posteriores (mensajes, informes, recordatorios). Se hace en Admin → Configuración.
Para pasar a las familias: Guía para familias y alumnos