Cómo activar VeriFactu en tu academia paso a paso

Ya sabes qué es VeriFactu y por qué te afecta. Esta guía va al grano: los pasos concretos para activarlo en tu academia, de dónde sale el certificado que necesitas, y cómo probarlo sin miedo a mandar nada mal a Hacienda antes de estar seguro.

Lo único que necesitas: el Sello Electrónico de Empresa

Para que Aprendesk pueda enviar tus facturas a la Agencia Tributaria en tu nombre, necesita firmarlas con un certificado digital a nombre de tu academia: el Sello Electrónico de Empresa de la FNMT (no el certificado de persona física con el que haces la Renta — es uno distinto, a nombre del CIF).

Se solicita en cert.fnmt.es/componente/sello-entidad
Cuesta en torno a 14 €/año
La emisión suele tardar entre 1 y 3 días hábiles tras la solicitud
Lo descargarás como archivo .p12 o .pfx, protegido con una contraseña que tú eliges

Es el mismo certificado que usarás luego en producción — no existe un "certificado de pruebas" distinto. Por eso conviene pedirlo con margen, antes de que la obligación te pille encima.

Importante: en Aprendesk, cada factura que emites ya va en serio

Aprendesk está conectado al entorno real de producción de la AEAT. Esto significa que en cuanto subas tu certificado y emitas tu primera factura, esa factura se envía de verdad a Hacienda y cuenta a todos los efectos — no hay un "modo de prueba" activado por defecto una vez tienes el certificado configurado.

Por eso, antes de subir el certificado definitivo, conviene comprobar que el formato de tu factura se ve bien: numeración, datos fiscales, PDF y QR. Puedes revisarlo generando una factura en borrador desde el panel — se ve exactamente como quedará la factura final, pero no se envía a la AEAT hasta que la confirmes.

Si quieres, también podemos activar temporalmente un modo de simulación para que veas cómo se comporta Aprendesk (numeración, PDF con QR) sin certificado y sin ningún envío real de por medio. Escríbenos a hola@aprendesk.app si te interesa probarlo así primero.

Pasos para activarlo

Solicita el Sello Electrónico en cert.fnmt.es (ver arriba) si aún no lo tienes.
Rellena tus datos fiscales en Panel de administración → Ajustes → VeriFactu: NIF, razón social, domicilio fiscal, serie de facturación y tipo de IVA que aplicas.
Revisa un borrador de factura antes de subir el certificado, para confirmar que numeración y datos fiscales están bien.
Sube el certificado (.p12/.pfx) y su contraseña en la misma pantalla. Se guarda cifrado y nunca sale de nuestros servidores.
A partir de ahí, cada factura que emitas desde Aprendesk se envía automáticamente a la AEAT y lleva el QR de verificación — no tienes que hacer nada extra factura a factura.

Si algo falla al emitir una factura

Fallo de conexión con la AEAT: Aprendesk no descarta la factura, la marca como pendiente y reintenta el envío automáticamente cada hora durante los 3 días siguientes.
AEAT rechaza la factura (por ejemplo, un dato fiscal incorrecto): en ese caso no se reintenta sola, porque necesita corrección manual. Contacta con nosotros indicando la fecha y el número de factura y lo revisamos juntos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir facturas mientras espero el certificado? Sí, pero quedarán pendientes de envío hasta que subas el certificado — no se pierden, se envían automáticamente en cuanto esté configurado.

¿Qué pasa si mi certificado caduca? Te avisamos con antelación. Mientras tanto, las facturas nuevas quedan pendientes de envío hasta que subas el certificado renovado, igual que en el caso anterior.

¿Necesito hacer algo distinto para facturas rectificativas? No, Aprendesk las gestiona con el mismo flujo, enlazándolas automáticamente con la factura original.

¿Tienes dudas sobre tu caso concreto? Escríbenos y te ayudamos a activarlo.