Verifactu para academias: guía completa 2025
Todo lo que necesitas saber sobre Verifactu si tienes una academia: qué es, a quién afecta, qué debes cumplir y cómo hacerlo sin complicaciones.
Si tienes una academia y emites facturas a tus alumnos o sus familias, Verifactu te afecta. En este artículo explicamos qué es, qué cambios implica y cómo cumplir sin complicarte la vida.
Qué es Verifactu
Verifactu es el sistema de facturación verificable que establece la Ley Antifraude (Ley 11/2021). Obliga a que todos los sistemas de facturación informáticos envíen cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real o permitan su verificación posterior mediante un código QR.
El objetivo es eliminar el software de doble uso (programas que permiten borrar o modificar facturas para ocultar ingresos).
¿A partir de cuándo es obligatorio?
La obligación para empresas y autónomos que usen software de facturación entrará en vigor cuando se apruebe el reglamento técnico definitivo. La fecha prevista es 2025, aunque ha sufrido retrasos.
Lo que sí es claro: si tu software de facturación no es compatible, tendrás que cambiarlo.
¿Afecta a academias pequeñas?
Sí. La normativa no distingue por tamaño. Si emites facturas (no solo tickets o recibos internos), debes usar un sistema compatible.
En la práctica, esto afecta a academias que:
- Entregan facturas a familias para pedir deducciones en IRPF
- Facturan a empresas por formación
- Justifican ingresos ante la Agencia Tributaria con facturas emitidas
Si solo llevas un cuaderno de ingresos para uso interno, el impacto es menor, pero igualmente conviene prepararse.
Qué debe hacer tu software de facturación
Un sistema compatible con Verifactu debe:
- Asignar un número de serie irrepetible a cada factura
- Incluir un hash encadenado: cada factura contiene un código que depende de la anterior, haciendo imposible insertar o borrar facturas sin ser detectado
- Generar un código QR que permita verificar la factura en la sede electrónica de la AEAT
- Enviar o almacenar los registros de facturación de forma verificable
Esto no significa que tengas que hacer nada extra manualmente. Si tu software está actualizado, lo hace todo automáticamente.
Lo que NO debes hacer
- Seguir usando Excel para emitir facturas: no cumple con Verifactu
- Usar plantillas de Word o PDF: tampoco válidas
- Modificar o borrar facturas ya emitidas: es exactamente lo que la norma prohíbe
- Emitir facturas en papel sin respaldo digital: cada vez más difícil de defender ante una inspección
Qué pasa si no cumples
Las sanciones por incumplimiento de Verifactu pueden llegar a:
- 1.000 € por factura emitida con software no compatible
- 50.000 € en casos de uso de software de doble uso o manipulación de registros
Además, en una inspección de Hacienda, no poder verificar la integridad de tus facturas es una señal de alerta inmediata.
Cómo cumplir sin complicaciones
La forma más sencilla es usar un software de gestión que ya sea compatible. No tienes que entender los detalles técnicos: el sistema los gestiona por ti.
Aprendesk genera facturas electrónicas con Verifactu incluido desde el primer día. Cada recibo emitido a una familia cumple automáticamente con la normativa, incluye QR de verificación y queda registrado de forma inalterable.
Si ya tienes otro software
Pregunta a tu proveedor si tiene prevista la actualización y para cuándo. Si la respuesta no es clara, es el momento de evaluar alternativas antes de que la normativa sea de obligado cumplimiento.
Resumen rápido
| ¿Qué? | Verifactu = facturación electrónica verificable |
|---|---|
| ¿A quién afecta? | Todos los que emitan facturas con software informático |
| ¿Cuándo? | 2025 (pendiente reglamento final) |
| ¿Qué necesito? | Software de facturación compatible |
| ¿Sanción máxima? | 50.000 € + 1.000 € por factura no compatible |
Preguntas frecuentes
¿Un recibo de academia es lo mismo que una factura? No necesariamente. Si el recibo no incluye los datos fiscales completos (NIF, base imponible, IVA si aplica), no es una factura válida. Para que sirva como justificante fiscal, sí debe cumplir con Verifactu.
¿El IVA afecta a las academias? Las academias de formación reglada (idiomas, música, refuerzo escolar) suelen estar exentas de IVA según el artículo 20 de la Ley del IVA. Pero la exención del IVA no exime de cumplir con Verifactu en la emisión de facturas.
¿Necesito contratar un gestor? Para la configuración inicial puede ser útil. Para el día a día, no: si tu software es compatible, no necesitas intervención manual.
¿Tienes más dudas sobre Verifactu y tu academia? Escríbenos y te lo aclaramos.
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