Cómo conectar tu email por SMTP en Aprendesk

Aprendesk envía emails a tus familias y alumnos (matrículas, avisos, resúmenes, tareas...) desde el correo de tu propia academia, no desde una dirección genérica de Aprendesk. Para eso necesita conectarse a tu servidor de correo por SMTP — esta guía te lleva paso a paso, con los datos exactos de los proveedores más habituales.

Dónde se configura

En tu panel: Ajustes → Correo. Ahí encontrarás un formulario con estos campos:

Campo	Qué es
Servidor SMTP	La dirección del servidor de tu proveedor de correo (ej. `smtp.gmail.com`)
Puerto	Normalmente 587 — ya viene puesto por defecto
Usuario	Tu dirección de correo completa
Contraseña	La contraseña de tu correo, o una contraseña de aplicación (ver más abajo)
Nombre del remitente	Lo que verán las familias como remitente, ej. "Academia Ejemplo"
Email del remitente	La dirección desde la que se envían los correos

Tras guardar, usa el botón "Enviar prueba" — te llega un correo de confirmación a tu propio email si todo está bien configurado, antes de que ningún alumno reciba nada.

Contraseña de aplicación: por qué la necesitas

Con Gmail y Outlook/Microsoft 365, no puedes usar tu contraseña normal si tienes activada la verificación en dos pasos (2FA) — y ambos la exigen por defecto en cuentas nuevas. En su lugar, generas una contraseña de aplicación: una clave específica solo para este uso, que puedes revocar en cualquier momento sin cambiar tu contraseña principal.

Gmail / Google Workspace

Activa la verificación en dos pasos si no la tienes ya, en myaccount.google.com/security
Ve a myaccount.google.com/apppasswords
Crea una contraseña de aplicación nueva (dale un nombre como "Aprendesk")
Copia la contraseña de 16 caracteres que te genera — es la que pegas en el campo "Contraseña" de Aprendesk

Datos de servidor:

Campo	Valor
Servidor SMTP	`smtp.gmail.com`
Puerto	`587`
Usuario	Tu dirección completa de Gmail

Outlook / Microsoft 365

Si tu cuenta es de Microsoft 365 gestionada por un administrador, puede que las contraseñas de aplicación estén desactivadas por política — en ese caso, pide a tu administrador que las habilite o que te facilite una cuenta de envío dedicada
Ve a account.microsoft.com/security → Opciones de seguridad avanzadas → Contraseñas de aplicación
Crea una nueva y cópiala

Datos de servidor:

Campo	Valor
Servidor SMTP	`smtp.office365.com`
Puerto	`587`
Usuario	Tu dirección completa de Outlook/Microsoft 365

Tu propio hosting o dominio (cPanel, Zoho, etc.)

Si tu correo lo gestiona tu hosting o un proveedor como Zoho Mail, normalmente no hace falta contraseña de aplicación — usas la contraseña normal del correo. Los datos de servidor los encuentras en el panel de tu hosting (busca "configuración SMTP" o "configuración de cliente de correo") o en la documentación de tu proveedor. Algunos ejemplos habituales:

Proveedor	Servidor SMTP	Puerto
Zoho Mail	`smtp.zoho.eu` (o `smtp.zoho.com` según región)	`587`
cPanel / hosting genérico	`mail.tudominio.com`	`587` (o `465` si tu hosting exige SSL directo)

Si tu proveedor solo ofrece el puerto 465, pruébalo igualmente en el campo "Puerto" — Aprendesk lo admite, aunque 587 es el más habitual.

Si la prueba falla

"Error al enviar" con un mensaje sobre autenticación: la contraseña no es correcta — con Gmail/Outlook, confirma que estás usando la contraseña de aplicación y no tu contraseña normal.
La prueba se queda cargando y acaba fallando: revisa que el puerto sea el correcto para tu proveedor; algunos hostings bloquean el 587 y solo permiten el 465.
Los correos salen pero las familias no los reciben: revisa su carpeta de spam. Si tu dominio de email es nuevo, puede tardar unos días en "calentarse" reputación con Gmail/Outlook — es normal en los primeros envíos.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio configurar SMTP? No — sin configurarlo, Aprendesk sigue enviando los emails del sistema (matrículas, avisos) con nuestros propios servidores. Configurar tu propio SMTP hace que los correos lleguen desde el dominio de tu academia, con tu nombre como remitente.

¿Puedo cambiar el SMTP más adelante? Sí, en cualquier momento desde la misma pantalla. Puedes también borrar la configuración con el icono de papelera si quieres volver a usar el envío por defecto de Aprendesk.

¿Es seguro guardar mi contraseña ahí? Solo se usa para enviar los correos de tu academia y nunca se muestra en pantalla tras guardarla. Por eso recomendamos usar siempre una contraseña de aplicación en vez de tu contraseña personal de Gmail/Outlook: si alguna vez necesitas revocar el acceso, la desactivas sin tener que cambiar la contraseña de tu cuenta de correo.

¿Tu proveedor no está en la lista o algo no funciona? Escríbenos y te ayudamos a configurarlo.