Software para academias gratis: qué hay de verdad
No existe un software completo de gestión de academias que sea gratis para siempre: las opciones gratuitas (Excel, formularios, Google Classroom) cubren partes sueltas, y los planes gratuitos de programas de pago limitan alumnos o funciones. Aprendesk se puede probar 30 días gratis, sin tarjeta, con el plan que elijas; después cuesta desde 24,99 €/mes con IVA incluido, sin permanencia.
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Qué cubren las opciones gratuitas
| Opción gratuita | Sirve para | No cubre |
|---|---|---|
| Excel o Google Sheets | Listado de alumnos, asistencia y control de cobros a mano | Cobro automático, avisos a familias, facturas VeriFactu |
| Formularios (Google Forms) | Recoger inscripciones | Todo lo que pasa después de la inscripción |
| Google Classroom | Materiales y tareas de clase | Cobros, horarios, asistencia y gestión administrativa |
| Avisos rápidos a las familias | Historial ordenado, protección de datos de menores |
Cuándo te basta con algo gratis
- Tienes menos de 30–40 alumnos y la gestión la lleva una sola persona.
- Cobras en efectivo o por transferencia y no emites facturas.
- Las familias no necesitan consultar faltas ni pagos por su cuenta.
En ese caso, monta bien tu hoja con nuestra plantilla Excel para academias y vuelve cuando se te quede pequeña.
Cómo funciona la prueba gratuita de Aprendesk
- Eliges plan y te registras con los datos de tu academia: no se pide tarjeta.
- Tienes 30 días con las funciones de ese plan para configurar grupos, horarios y alumnos.
- Puedes importar tus alumnos desde Excel o CSV gratis.
- Al acabar, decides si sigues con ese plan o cambias a otro. Si no sigues, no se te cobra nada.
Qué cuesta después de la prueba
El plan Starter cuesta 24,99 €/mes e incluye hasta 150 alumnos, portal de familias, cobros y LMS. Si necesitas facturar con VeriFactu o fichaje de profesores, el plan Pro cuesta 59 €/mes sin límite de alumnos. Todo el detalle, en la página del software para academias.
| Función | Starter | Pro | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Precio (IVA incluido) | 24,99 €/mes | 59 €/mes | 129 €/mes |
| Alumnos | Hasta 150 alumnos | Ilimitados | Ilimitados |
| Profesores | Hasta 5 profesores | Ilimitados | Ilimitados |
| Portal de familias | |||
| Gestión de pagos y cobros | |||
| Cursos y LMS | |||
| Exportar a Excel | |||
| Fichaje de profesores (RDL 8/2019) | |||
| Reservas de plazas | |||
| Facturas PDF | |||
| VeriFactu | |||
| Asistente IA | |||
| Google Classroom | |||
| Dominio personalizado | |||
| Multi-sede | |||
| Soporte | por email | prioritario | dedicado |
Preguntas frecuentes
- ¿Aprendesk es gratis?
- No hay un plan gratuito para siempre. Aprendesk se prueba 30 días gratis, sin tarjeta de crédito, con el plan que elijas; después, el plan más barato cuesta 24,99 €/mes con IVA incluido.
- ¿Qué pasa cuando acaban los 30 días de prueba?
- Eliges un plan para seguir. Como no se pide tarjeta para empezar, no hay ningún cargo automático al terminar la prueba.
- ¿Existe algún software de gestión de academias gratis de verdad?
- Hay herramientas gratuitas que cubren una parte —hojas de cálculo, formularios, Google Classroom para las clases—, pero no un programa completo de gestión con cobros, facturación y portal de familias sin coste. Las versiones gratuitas de programas de pago suelen limitar mucho los alumnos o las funciones.
- ¿Puedo gestionar mi academia gratis con Excel?
- Sí, hasta unos 40–60 alumnos y si solo lo edita una persona. A partir de ahí, o si tienes que facturar con VeriFactu, un Excel se queda corto.
- ¿El Kit Digital puede pagar el software?
- El Kit Digital es una ayuda pública para digitalizar pymes y autónomos. Si tu academia cumple los requisitos de la convocatoria, puede cubrir parte del coste de implantar un software de gestión.
Prueba Aprendesk 30 días gratis
Sin tarjeta de crédito y sin cargos al terminar la prueba.